Der Personalrat nimmt das Thema Datenschutz sehr ernst. Dazu gehört, dass wir unsere gesamten Vorgänge dokumentiert und unsere Verfahrensbeschreibungen auch dem Datenschutzbeauftragten vorgelegt haben. Der PR setzt auf auf eigene Sicherungsmechanismen und verwendet für seine Mitglieder von der Hochschul-EDV unabhängige Geräte für den internen Betrieb. Ein Zugriff ist ausschließlich für Mitglieder des Personalrats nach einem strengen Rollenkonzept möglich. Eure Daten sind bei uns sicher!
Unsere Informationspflichten nach Art. 12 - 14 DSGVO
Gremienarbeit für die Mitarbeitenden der Hochschule Mannheim. Hierzu gehören die Organisation von Sitzungen, Beschlussfassung zu Beteiligungsanträgen und Personalmaßnahmen, Koordination von Veranstaltungen (Personalversammlung), Teilnahme an Weiterbildungen, Informationsangebote.
Aktuell führt der PR seine Gremiensitzung aufgrund der Pandemielage auch online mit Webex (Datenschutzfolgenabschätzung in Vorbereitung durch den DSB) durch. Namen und Daten in Sitzungsunterlagen werden anonymisiert. Besonders sensible Inhalte (nach DSGVO) werden per BigBlueButton besprochen, dessen Datenschutzeinschätzung durch den LDSB höher ist und dessen Daten nicht in den USA verarbeitet werden.
Gremienarbeit
§ 67 LPVG BW in Verbindung mit §§ 70 ff LPVG BW
Gesprächstermine mit Mitarbeiter:innen
§ 70 LPVG BW; Einwilligung der Betroffenen (Auftrag an PR durch E-Mail oder Einverständniserklärung)
Videokonferenzen
Bundespersonalvertretungsgesetz (NZA-RR 2017, 393), §§ 32 u. 34 (1 a) LPVG BW i. d. Fassung vom 11.11.2020; § 10 a LHG
Rektor:in der Hochschule Mannheim.
Vorsitzende:r des Personalrats.
Datenschutzbeauftragter: Herr Dr. Heiko Haaz
Beauftragter für die Hochschule: Herr C. Hirsch
E- Mail: datenschutzbeauftragter@hs-mannheim.de
UIMC DR. VOSSBEIN GmbH & Co KG
Unternehmens- und Informations-Management Consultants
Nützenberger Straße 119, 42115 Wuppertal
Wir legen Ihre Daten elektronisch und ggfs. in Papierform ab, sofern wir Daten von Ihnen erhalten. Sollten Sie uns persönlich kontaktieren, dann legen wir Ihren Namen, Vornamen und den Inhalt Ihrer Anfrage ab sowie die Daten, die Sie uns weiterhin übermitteln. In der Regel bekommen wir Ihre Daten beim Bewerbungs- bzw. Einstellungsprozess und dann, wenn Sie auf uns zukommen bzw. wenn die Dienststelle mit Ihnen einen Prozess anstrebt, der mitbestimmungspflichtig ist.
Im Rahmen unserer Personalratstätigkeit erheben wir von Ihnen keine Daten. Wir verarbeiten Daten, die uns von der Dienststelle für Ihren "Fall" bereit gestellt werden. Nach Abschluss der Maßnahme, an der wir beteiligt waren, werden die dafür zur Verfügung gestellten Daten gelöscht.
Unabhängig davon speichern wir die Grunddaten der Beschäftigten im jeweils aktuellen Stand. Die Grunddaten sind Name, Vorname, Funktion sowie ihre Bewertung, Besoldungs- oder Entgeltgruppe, Geburts-, Einstellungs- und Ernennungsdatum, Rechtsgrundlage und Dauer der Befristung des Arbeitsverhältnisses, Datum der letzten Beförderung, Höher- oder Rückgruppierung, Beurlaubung und Teilzeitbeschäftigung, Tätigkeitsbeschreibung, dienstliche Telefonnummer, dienstliche E-Mail-Adresse.
Bei direkten Anfragen an uns löschen wir Ihre Angaben nach Abschluss Ihres "Falls".
Die anderen Datenablagen unterliegen unseren Rechtsgrundlagen und deren Löschfristen. Bitte beachten Sie: Verfahrenseignerin ist die Hochschule für die Datenhaltung zentral.
Nach Ihrem Ausscheiden löschen wir Ihre Daten bei uns zeitnah nach Information durch den GB Personal.
Die Datenablage erfolgt nach einem Rollen- und Rechtesystem nur im Büro des Personalrats. Des Weiteren erfolgt je nach Zielsetzung eine Speicherung auf anderen Plattensystemen des CIT.
Empfänger:in Ihrer Daten sind die Mitglieder des Personalrats, ggfs. Ersatzmitglieder des Personalrats und der/die Schwerbehindertenvertreter:in.
Wir führen kein Profiling durch und es werden keine Protokolldateien erzeugt.
Webex
Mit Cisco Inc. wurde ein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung abgeschlossen. Cisco Inc. verpflichtet sich, die Regelungen der DSGVO einzuhalten.
Sollten Sie Daten an Dritte außerhalb der Hochschule oder in Drittländer verlinken, obliegt dies Ihrer Verantwortung. Hochschul-Interna dürfen nicht an Unbefugte verlinkt werden.
Für Webex ist eine DSFA (Datenschutzfolgenabschätzung) in Vorbereitung.
- Informationsrecht
- Auskunfts- und Widerspruchsrecht
Da wir für Ihre Datenhaltung nicht verantwortlich sind, können wir keine Stammdaten korrigieren. Bitte wenden Sie sich an den GB Personal.
Für Auskünfte bzgl. Ihrer Daten wenden Sie sich bitte an die/den jeweilige:n Verfahrenseigner:in. Wir können Ihnen nur mit den von uns gespeicherten Daten weiterhelfen.